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Accès aux dossiers et autres renseignements personnels

RETOUR SUR LA FORMATION DE NOVEMBRE 2019


Texte tiré de la présentation de la Dre Johanne Perreault, optométriste et syndique


 

Accès aux 
dossiers et
autres renseignements personnels

Les questions du public soumises au bureau de la syndique relativement à la protection des renseignements personnels portent généralement sur la nature des informations que les optométristes peuvent recueillir. Les questions des optométristes portent quant à elles sur la conservation des vieux dossiers et la transmission par fax ou courriel.

À ce sujet, voici quelques éléments sur lesquels nous aimerions attirer votre attention :

 

DEMANDE D'ACCÈS AUX INFORMATIONS

Les demandes visent principalement :

  • Une copie de dossier.
  • Un transfert de dossier.
  • Les informations concernant les mesures.

Accessible pour qui?

  • Le patient ou une personne détentrice de l’autorité parentale si moins de 14 ans.
  • Le personnel de la clinique pour les besoins de leurs fonctions.

ATTENTION :

  • Une autorisation du patient est nécessaire pour toute autre personne, à moins que la loi prévoie une exception ou d’un ordre de la Cour.
  • La divulgation d’informations sur les réseaux sociaux (ex. : partage de photo, réponse à une critique d’un patient) est interdite.

Qu’est-ce qui est accessible? Généralement tout, incluant :

  • L’ordonnance de lentilles ophtalmiques
  • La portion du dossier concernant l’examen
  • La portion du dossier concernant la vente de produits ophtalmiques
  • Les bons de laboratoire
  • Les résultats d’essais de lentilles cornéennes (même si processus non terminé)
  • Les notes personnelles

Quel est le délai de réponse idéal?
Pour l’ordonnance :

  • Sur le champ lors de l’examen ou sans délai à tout autre moment
  • Le plus court délai possible pour une autre copie de l’ordonnance

Pour le dossier :

  • Meilleur délai possible, délai maximal de 30 jours.

Quel est le mode d’accès?
Demander ce qui est souhaité : une copie complète ou partielle ou un extrait de dossier.

  • Ne pas faire un extrait de dossier si le patient demande une copie. Souvent l’extrait est plus pratique si une information précise est recherchée.
  • Quelle est la période visée : dernier examen, 5-10 dernières années ou dossier complet?

Possibilité de consulter sur place (avec ou sans rendez-vous, selon vos disponibilités) :

  • Faire preuve de disponibilité
  • Réunir les documents demandés.
  • Oui, le patient peut photographier les documents.

DEMANDE D'EXPLICATIONS SUR LE CONTENU DU DOSSIER

  • Une consultation de dossier sur place ou une copie de dossier n’est pas une demande d’explications.
  • Pour explications, l’optométriste pourrait demander de prendre rendez-vous et exiger des honoraires pour le temps qu’il consacre à rencontrer le patient.

Combien puis-je exiger?
Consultation sur place :  aucun frais ne peut être exigé.

Copie de dossier (complète ou partielle)

  • Frais de copie ou de transcription.
  • Proportionnels au travail généré, pas une source de profits.
  • Selon l’AOQ : 15 $ à 35 $ + frais de transmission si applicables.

Extrait de dossier (document inexistant)

  • Honoraires raisonnables (selon l’AOQ : 25 $ à 60 $)
  • Proportionnels au travail généré pour préparer le document

ATTENTION :

  • Ne pas exiger les honoraires avant la remise des documents.

Qui est responsable de répondre à cette demande?

  • L’optométriste propriétaire/gardien du dossier (art. 90 du Code de déontologie).
  • L’optométriste examinateur.
  • L’optométriste a l’obligation de s’assurer que son personnel (ou ses collaborateurs) respecte les lois et règlements entourant la pratique.

ATTITUDE DEVANT UNE DEMANDE D'ACCÈS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES

  • L’accès aux informations est un droit du patient et il ne devrait pas sentir que sa demande engendre de la frustration.
  • Possible de discuter avec le patient pour préciser sa demande et mieux lui répondre, mais ça ne doit pas avoir pour but de le dissuader ou de retarder le processus.

MAUVAISE RÉPONSE :

On n’a pas le droit, c’est illégal de vous donner ces informations-là. » : Les exceptions liées à l’accès au dossier pour les patients sont généralement inapplicables en optométrie. Dans le cas des renseignements communiqués par des tiers, voir l’article 60 du Code de déontologie des optométristes.

RÉPONSES POSSIBLES :

Oui, ce sera prêt dans  xx  jours et les honoraires seront de xx $. 

Je m’informe des coûts et du moment où ça pourra être prêt et je vous rappelle rapidement. 

Il faut préciser avec le patient au préalable 

  • Copie ou extrait de dossier?
  • Copie complète ou partielle?
  • Les coûts qui lui seront facturés, suivant sa demande.

Que fera le patient avec les informations obtenues?
Quel est mon niveau de responsabilité
?

  • Ces questions préoccupent beaucoup les optométristes, mais ne doivent en aucun cas compromettre le droit d’accès pour le patient. Peu importe ce que le patient veut faire avec les informations obtenues, il faut respecter son droit d’accès.
  • La responsabilité de l’optométriste n’est pas diminuée ou augmentée du fait que le patient obtient des renseignements contenus dans son dossier. Si le patient les utilise pour se procurer des produits ophtalmiques auprès d’un autre vendeur, en ligne ou pas, ce vendeur engagera également sa responsabilité. Les optométristes sont responsables des actes professionnels qu’ils ont posés, suivant généralement une obligation de moyen.

 

Nous vous invitons à nous appeler au besoin.

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